PAPIERLOSES BÜRO - VORAUSSETZUNG & UMSETZUNG
Unsere Welt ist Veränderung, auch ganz besonders die Arbeitswelt. Immer mehr Firmen setzen auf ein papierminimiertes bzw. papierloses Büro. Ich möchte ihnen hier zeigen, wie sie Schritt für Schritt den Weg zum papierlosen Büro bewältigen können. Sicherlich gibt es viele verschiedene Wege. Es gibt unterschiedliche Hardware, die man dazu nutzen kann und genau so eine Fülle verschiedener DMS-Softwarelösungen. Bei einer Lösung werden ihre Daten sicher in einer Cloud aufbewahrt, mit höchsten Sicherheitsstandards. Viel Menschen stehen dieser Art aber immer noch skeptisch gegenüber, ihre Firmendaten außerhaus zu geben. Kein Problem! Da gibt es genau so Möglichkeiten, seine Daten lokal bzw. auf NAS- und Serversystemen zu archivieren. Ich zeige ihnen welche Voraussetzungen notwendig sind und für wen das papierlose Büro genau etwas ist.
Was ist ein papierminimiertes/papierlose Büro?
Dazu eine kurze Definition. Das papierminimierte/papierlose Büro ist ein Konzept und bietet die Möglichkeit, weitgehend im Büroumfeld, auf den Einsatz von herkömmlichen Papier zu verzichten. Durch den Einsatz digitaler Technologien kann dies erreicht werden. (z.B. Smartphone mit Scan-App, Scanner zur Digitalisierung, Verwendung elektronischer Signaturen und der Verwaltung von Dokumenten in digitalen Archiven, wie DMS-Software Lösungen.
Durch das papierlose Büro kann die Effizienz und Produktivität im Büroalltag gesteigert werden, Kosten gespart und die Umweltbelastung reduziert werden. Um ein papierloses Büro zu etablieren, sollten sie einige Aspekte berücksichtigen. Ich habe mehrere Lösungen ausgiebig getestet und in ungezählten Stunden, meine Erfahrungen sammeln können. Damit sie nicht die selben Anfänger-Fehler ereilen, möchte ich hier diese Erfahrungen gern an sie weitergeben.
Vorteile für ein papierloses Büro
- Nachhaltig arbeiten (weniger: CO2 Ausstoß, Tinte, Papier, etc. – gut für unsere Umwelt)
- Effizienteres Zeitmanagement durch produktives Arbeiten
- Gemeinsames Arbeiten mit mehreren Personen oder Teams.
- Platz- und Materialersparnis, Archivierungspflicht kann sich auf digitale Ablage reduzieren
- Hohe Mobilität, z.B. in Coronazeiten, aber auch im HomeOffice, zukunftsweisend vorbereitet
- Zentrale digitale Ablage – jeher Mitarbeiter kann von überall aus zugreifen
- Keine sensiblen Firmendaten verlassen in Papierform die Firma (Sicherheitsrisiko)
- Suchfunktion ermöglicht das schnelle auffinden von Dokumenten (enorme Zeitersparnis)
- Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit wird durch höhere Effektivität gewährleistet
- Einzelne Mitarbeiter & Bereiche werden produktiver, somit die gesamte Firma
- Einfachere Kommunikation durch digitale Medien und Tools
Nachteile für ein papierlosen Büros (meist nur anfänglich)
- Eine Umstellung auf das papierlose Büro verlangt Veränderung und Umdenken in Unternehmen. Mitarbeiter müssen darauf vorbereitet werden. Es ist zeitintensiv und dauert auch seine Zeit.
- Die Umsetzung muss zwingend von der Führungsetage zum Mitarbeiter erfolgen. Die Führung sollte es vorleben und dann auch die Mitarbeiter mitnehmen
- Gewisse Investitionen in Hardware & Software sind sicher notwendig (Investition in die Zukunft)
- individuell Schulungen der Mitarbeiter
- Durch die Digitalisierung hat man eine gewisse Abhängigkeit von der Technik
- Eine gewisse Aufgeschlossenheit zur Digitalisierung sollte in der Firma schon vorhanden sein
- Datensicherung und Archivierung wird mehr denn je zum Thema, man sollte sich auch damit auseinander setzen, oder sich an jemanden wenden ‚der sich damit auskennt‘
Aber ohne Frage, die Vorteile liegen auf der Hand und überwiegen. Insbesondere in der heutigen Zeit muss man flexibler sein und bleiben, effizienter und wesentlich produktiver arbeiten. Gerade heut zu Tage IST ZEIT = GELD und oft scheitert es an begrenzten Ressourcen, was die Auftragsbearbeitung, die Rechnungslegung, eine Dienstleistung oder die Einhaltung von Kundenterminen ziemlich erschwert.
Hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung zum papierminimierten/papierlose Büro
Wenn ich von meinen Kunden gefragt werde, welche Schritte sie gehen müssen, um ihr Büro, auf eine digitale papierlose Lösung umzustellen, muss ich Ihnen leider meist sagen, dass man das leider meist nicht so pauschal sagen kann! Denn es kommt auf verschiedene Faktoren an. Vorab muss man kurz das Unternehmen analysieren (Größe des Unternehmens, wieviel Papier ist ständig im Umlauf, wie sind bisherige Arbeitsabläufe, weitere Bedürfnisse und mit der Digitalisierung erreichbare Ziele). Außerdem sollte im Vorfeld noch geklärt werden, wie die aktuelle Situation schon ist, rund um das papierlose Büro. Welche bestehende bzw. schon vorhandene Hardware, Software oder schon ausgeführte Prozesse, können später einfach integriert werden. Das spart zusätzliche Kosten und Zeit.
Hier der einfachste Weg zum Start ins papierminimierten/papierlose Büro
Ein erster einfacher Weg zum papierlosen Büro, den auch ich vor einigen Jahren so gegangen bin.
Hardware (Technik) – Android, Windows:
- Smartphone mit Scan-App,
- Tablet mit Pen (Stift) und einer Notiz-App (z.B. Evernote, oder OneNote),
- Dokumenten Scanner (zum digitalisieren ins PDF-Format),
- PC oder NoteBook/Laptop,
- NAS System (zur Datenablage/Archivierung)
- zusätzliche externe HDD oder Speicherplatz in der Cloud (für zusätzliche Backups / z.B. OneDrive oder DropBox)
Software (benötigte Programme und Apps):
- Scan App für’s Smartphone,
- Notiz App für’s Tablet,
- evtl. Digitaler Kalender (Termin Management)
- Transfer App (Versand der mobil gescannten Dokumente, zum heimischen bzw. Firmen-Netzwerk),
- Software Dokumenten Scanner (mitgelieferte Software ist meist ausreichend)
- Software zur PDF-Datei Bearbeitung (evtl. PDF Nachbearbeitung)
- DMS Software Lösung (Digitale Archivierung)
- Backup Software (Datensicherung)
Das zentrale Modul des papierlosen Büro’s ist die DMS-Software und der mit ihr verbundene Speicherplatz. Hier vorerst eine allgemeine Funktionsbeschreibung des DMS-Systems.
Die DMS-Software übernimmt dabei die Daten bzw. Dokumente, vom z.B. E-Mail Programm, Scanner oder aus anderen Quellen, in digitaler Form. Sie archiviert die empfangenen Dokumente, nach einer vorher definierten Hierarchie bzw. Struktur. Diese so archivierten Daten, in einer meist programmeigenen Datenbank, sollten in regelmäßigen Abständen, nach Plan, redundant (doppelt, an 2 verschiedenen Orten) über Backup gesichert werden. Als Quelle für die, im DMS-System eingefügten Daten, kommen USB-Sticks, externe Festplatten, lokale und Netzwerk Ordner, Scanner, Smartphon, aber auch herunter geladene Dokumente, so wie E-Mail’s und anderes in Frage.
Zuerst sollte man sich Gedanken machen, über eine Ablagestruktur, ähnlich eines Windows Verzeichnisbaums. In den meisten DMS-Ablagesystemen gibt es außerdem intelligente Suchfunktionen. Diese Struktur kann später auch noch erweitert werden und damit nach und nach wachsen. Allerdings ist es schon von Vorteil, bei der Erstellung mit einer Konzeption zu beginnen, später massive Änderungen oder gar Löschungen, unter Umständen etwas schwierig bzw. aus rechtlichen Gründen nicht mehr möglich sind. Wenn die geschehen ist, schauen wir uns einmal die Quellen an.
Quellen der zu integrierenden Daten – viele verschiedene Datenformate, aus den unterschiedlichsten Quellen
Um nur einige Datenformate zu nennen. Dazu gehören Dateien vom Typ: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, PNG, JPG, JPEG, BMP, TIF, MP3, MP4, AVI und viele viele andere. Grundsätzlich ist so gut wie Alles möglich. Bestimmte Daten-Typen müssen nur im Vorfeld, zur Erfassung freigegeben werden.
Wo kommen diese analogen und digitalen Daten her? Zum Einen kann man sich z.B. Rechnungen o.a. aus dem Internet herunter laden. Analoge Papier-Dokumente können eingescannt werden, andere kommen per E-Mail zu uns, auch über Sozial Media bzw. WhatsApp bekommt man Dokumente geschickt. Ich denke, da könnte ich noch eine ganze Weile weiter aufzählen. In Vertretung gehe ich jetzt einmal auf eine Wege, von der Quelle, bis hin zur DMS-Dokumentenablage ein.
Das Smartphone als Quelle …
Ein Smartphone, egal ob darauf IOS oder Android läuft, ist aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken, denn man hat es fast überall dabei. Darum fangen wir einfach damit an. Unter allen Systemen gibt es Apps zum Scannen, von Bildern und Dokumenten, meist schon mit OCR Schrifterkennung und dem Ausgabe- bzw. Speicherformat „PDF“ für Dokumente oder „JPG“/“PNG“ für Bilder. Wenn diese Scanner-App dann auch gleich noch eine Upload-Funktion, zum heimischen Netzwerk oder in eine Cloud Zwischenspeicher Lösung, wie OneDrive, GoogleDrive oder DropBox hat, wäre es toll. Ist aber auch nicht unbedingt zwingend notwendig. Genau so kann man diese, so eingescannten Dokumente/Bilder auch per E-Mail oder sogar mit WhatsApp oder ähnlichen Apps zum heimischen Netzwerk befördern.
Der Scanner/Dokumenten-Scanner, im heimischen Netzwerk als Quelle …
Der Weg schlechthin Dokumente zu digitalisieren (vom klassischen analogen Papier, in eine z.B. PDF-Datei) ist meist der Scanner. Er ist vor Ort und liefert auch sofort das passende Ausgabeformat. Da muss man, denke ich, sicher nicht all-zu-viel dazu schreiben. Einfach, je nach DMS-System, direkt in der DMS-Software scannen und archivieren, oder von der vom Hersteller mitgelieferten Scan-Software in einen vordefinierten Ordner scannen und von da aus in die DMS-Software verschieben. Oft geht dies per Track-and-Drop oder über eine Importfunktion. Es gibt immer und für jede Situation machbare, mehrere leicht händelbare Wege.
Bereits gespeicherte bzw. vorhandene Daten / Dokumente / Bilder als Quelle …
Wie gerade eben schon beim Scannen über eine Zwischenordner beschrieben, ist es hier äquivalent, bei der Datenübernahme aus einen beliebigen Ordner, im Netzwerk oder Lokal. Sie sehen, es ist alles keine Hexerei, aber es ist notwendig, vorher ein gut durchdachtes Konzept zu erarbeiten. Möglichst von jemanden, der aus diesem Bereich schon seine Erfahrungen mit einbringen kann. Dadurch können anfängliche Fehler minimiert bzw. vermieden werden.
E-Mails, mit und ohne Anhängen als Quelle zur Archivierung …
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Integration von E-Mail Anhängen. Dies wird meist über die schon beschriebenen Zwischenordner gelöst. Manche DMS-Systeme überwachen auch vordefinierte Ordner, aus dem alle Daten, die in diese Ordner gelegt werden, automatisch importiert werden. Für Microsoft Outlook bzw. andere renommierte E-Mail Software Lösungen gibt es auch schon, von manchen DMS-Systemen direkte Schnittstellen (Plugins) für die Übergabe an die DMS-Software. Übrigens werden dann meist auch gleich noch eigens dafür entwickelte Plugins für andere Office Programme, wie z.B. Word und Excel bereit gestellt. Oder es wird der Weg über emulierte Software Drucker gegangen. Bei diesen geht man auf drucken und druckt so zu sagen in die DMS-Software. Das hat natürlich den Vorteil, dass so ein „Software-Drucker“ Windows-weit im System, unabhängig in welcher App/Programm, verfügbar ist.
Unabhängig davon gibt es aber auch speziell zur E-Mail Archivierung konzipierte Software-Lösungen, die noch individueller die gesetzlichen Bestimmungen, der E-Mail Archivierung umsetzen und erfüllen!
Die 8 wichtigsten Tips, für ein Papierloses Büro!
Quellennachweis für die Grafik „8 Tips“: Digitales-Unternehmertum.de